สรุป ระบบ ESS,DSS,MIS,KWS,OAS,TPS

ESS (Executive Support System) คืออะไร

คือ ระบบสนับสนุนผู้บริหารระดับสูง ถูกออกแบบมาช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงซึ่งใช้ในการวางแผนกลยุทธหรือแผนการดำเนินงานระยะยาวขององค์กร ระบบ ESS มีโครงสร้างที่เหมาะสมกับปัญหาแบบไม่มีโครงสร้างจึงต้องเน้นที่ความอ่อนตัวในการทำงานและสนับสนุนการสื่อสารมากกว่าที่จะสร้างโปรแกรมประยุกต์ที่ออกแบบมาให้ทำงานเฉพาะด้านเหมือนในระบบ MIS เท่านั้น ระบบ ESS ใช้ข้อมูลทั้งจากภายนอกองค์กร เช่นตารางการประกาศใช้กฎหมายใหม่ กำหนดการชำระภาษี หรือข้อความโฆษณาจากบริษัทคู่แข่ง และข้อมูลภายในองค์กร โดยข้อมูลที่ได้นั้นจะถูกกลั่นกรองข้อมูลและนำเสนอเฉพาะส่วนที่มีความสำคัญต่อผู้บริหารระดับสูงซึ่งจะเน้นการใช้เทคโนโลยีชั้นสูงที่ช่วยให้การนำเสนอมีความสะดวกและง่ายแก่การรับรู้มากที่สุดเช่น การใช้รูปภาพกราฟิก

ลักษณะของระบบ ESS

1. ให้สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อการวางแผนเชิงกลยุทธ์
2. ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน
3. เชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลภายนอก
4. สามารถประมวลผลในรูปแบบที่ไม่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า
5. พัฒนาเฉพาะสำหรับผู้บริหาร
6. มีระบบรักษาความปลอดภัย

ประโยชน์ของระบบสนับสนุนผู้บริหาร ( ESS )

ประโยชน์ของระบบสนับสนุนผู้บริหาร (Benefits of ESS) ระบบสนับสนุนผู้บริหารมีประโยชน์ต่อผู้บริหารหลายประการ จึงทำให้แนวโน้มการใช้ระบบ ESS เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้ ESS ได้แก่

1. คุณค่าโดยส่วนใหญ่ของ ESS เกิดจากความยืดหยุ่น (Flexibility) ในระบบนี้สามารถใส่ข้อมูลและเครื่องมือ โดยอาศัยตัวผู้บริหารโดยปราศจากความยุ่งยากและปัญหา ผู้บริหารมีอินสระในการแก้ประเด็นปัญหาที่ต้องการ โดยใช้กระบวนการความคิด(Thinking process) ซึ่งไม่ใช่ระบบตัดสินใจแต่เป็นเครื่องมือที่ช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจ
2. ประโยชน์ที่มองเห็นของ ESS ก็คือ ความสารถในการวิเคราะห์เปรียบเทียบและ
   กำหนดแนวโน้ม โดยการใช้รูปภาพทำให้ผู้ใช้สามารถมองเห็นได้มากแต่ใช้เวลาน้อย ซึ่งทำให้เกิดความเข้าใจมากกว่าระบบที่ใช้กระดาษเป็นตัวสื่อสาร
3. ผู้บริหารได้มีการใช้ ESS ในการติดตามผลงาน ซึ่งจะทำให้ประสบผลสำเร็จ ในการ
   หน้าที่ความรับผิดชอบบางครั้งก็มีการใช้ระบบนี้ในการติดตามงานหลัก โดยมีการจำแนกผลที่ได้ว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่
4. ESS สามารถที่จะเปลี่ยนการทำงานในองค์การได้ เมื่อผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลได้
   มาก จะทำให้การบริหารและการติดตามกิจกรรมต่าง ๆ ได้ดีขึ้น จึงทำให้การรายงานและการตัดสินใจได้รวดเร็ว และทันต่อเหตุการณ์

ประเภทของการตัดสินใจของผู้บริหาร

ต้องขึ้นอับคณะกรรมการ บ่อยครั้งที่การตัดสินใจขึ้นกับวิสัยทัศน์แล้วทำให้บริษัทประสบความสำเร็จ การขยายการบริหารต้องขึ้นอยู่กับทักษะในการวิเคราะห์ ซึ่งต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะ แต่ในปัจจุบันผู้บริหารสามารที่จะวางแผนได้ ลักษณะห้าประการของสารสนเทศถูกใช้ในการบริหารเพื่อการตัดสินใจได้แก่ (1) ขาดโครงสร้าง (Lack of structure) โดยส่วนใหญ่การตัดสินใจของผู้บริหารมักจะเกิดจากปัญหาที่ไม่มีโครงสร้าง เช่น ทิศทางของบริษัทที่ควรปฏิบัติ หรือรูปแบบการโฆษณาที่สนับสนุนการขายสินค้าใหม่ได้ดี (2) มีระดับความไม่แน่นอนสูง (High degree of uncertainty) งานผู้บริหารในขอบเขตของการตัดสินใจมักจะขึ้นอยู่กับลักษณะการขาดความแน่นอน เช่น การลงทุนธุรกิจใดธุรกิจหนึ่ง มักจะไม่มีความแน่นอนในการประกอบธุรกิจ ดังนั้นผู้บริหารจึงต้องมีการพยากรณ์โดยอาศัยตัวแบบในการจำลองเหตุการณ์ เพื่อให้ทราบแนวโน้มในการลงทุน (3) การเน้นที่อนาคต (Future orientation) การตัดสินใจแผนกลยุทธ์ถูกสร้างขึ้นเพื่อความแม่นยำในเหตุการณ์ ในอนาคตเนื่องจากเงื่อนไขเปลี่ยนไปทำให้องค์การเปลี่ยนไปด้วย ความรับผิดชอบของผู้บริหารจะต้องวางแผนรองรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคต (4) แหล่งข้อมูลที่ไม่เป็นทางการ (Informal sources) ผู้บริหารจะต้องรับรู้ข้อมูลจากคู่แข่งขันในลักษณะข้อมูลสารสนเทศอย่างไม่เป็นทางการ เช่น จากแห่งโทรทัศน์ นิตยสาร หนังสือพิมพ์ และลูกค้า ข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้จะถูกเก็บในฐานข้อมูลภายนอก เพื่อใช้ในการประกอบการตัดสินใจ (5) ระดับรายละเอียดน้อย (Low level of detail) การตัดสินใจทางด้านบริหารมีความสำคัญอย่างยิ่งที่ถูกทำขึ้นโดยสังเกตจากแนวโน้มความต้องการ ในการบริหารจะต้องรับรู้ถึงภาพรวมมากว่าต้องการรู้รายละเอียด ดังนั้นผู้บริหารจะต้องมีวิสัยทัศน์ที่กว้าง สามารถวางแผนหรือพยากรณ์ในอนาคตได้มากกว่าที่จะมารับรู้ในรายละเอียดทุกอย่างภายในองค์การ

DSS คืออะไร

DSS (Decision support system) เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ประยุกต์ที่ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูล และนำเสนอเพื่อให้ผู้ใช้สามารถตัดสินใจทางธุรกิจง่ายขึ้น สิ่งนี้เป็น สารสนเทศประยุกต์ (ซึ่งต้องแยกจากการปฏิบัติประยุกต์ที่รวบรวมข้อมูลของการปฏิบัติงานปกติ) แบบแผนของสารสนเทศ ที่เป็นการประยุกต์สนับสนุนการตัดสินใจ ซึ่งต้องรวมรวมและนำเสนอ คือ            - การเปรียบเทียบการขายระหว่างสัปดาห์            - การคาดการณ์รายรับ ตามข้อสมมติของการขายผลิตภัณฑ์ใหม่            - ผลต่อเนื่องจากทางเลือกในการตัดสินใจต่าง ๆ โดยประสบการณ์ในอดีตเป็นแนวในการอธิบาย Decision support system อาจจะเสนอสารสนเทศเชิงภูมิศาสตร์ และอาจจะรวมถึงระบบผู้เชี่ยวชาญ (Export system) หรือ ปัญญาประดิษฐ์ (artificial intelligence) โดยมีจุดมุ่งหมายสำหรับผู้บริหารธุรกิจ หรือกลุ่มพนักงานที่มีระดับความรู้

ลักษณะของระบบ DSS

DSS (Decission Support System) ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ สนับสนุนการทำงานของผู้บริหารในระดับกลางเช่นเดียวกับ MISแต่ DSS จะช่วยในการตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง คือปัญหาที่มีความไม่แน่นอนเข้ามาเกี่ยวข้อง มีลักษณะเฉพาะตัวและมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ทำให้ไม่สามารถที่จะกำหนดวิธีการแก้ไขไว้ล่วงหน้าได้ ระบบนี้จะต้องมีการตอบสนองที่ดีเนื่องจากปัญหาที่พบอาจจะเกิดขึ้นในตอนเช้า และเปลี่ยนแปลงไปในตอนบ่าย ทำให้ต้องแก้ปัญหาเดิมแต่ใช้ข้อมูลใหม่ ข้อมูลสำหรับระบบ DSS ส่วนใหญ่นำมาจากระบบTPS และ MIS ซึ่งเป็นข้อมูลภายในองค์กร แต่อาจนำข้อมูลจากภายนอกมาใช้เพื่อให้เหมาะสมกับการแก้ไขปัญหานั้น ๆ ก็ได้ 

ระบบ DSS มีกระบวนการวิเคราะห์ข้อมูลที่ซับซ้อนกว่าระบบอื่น ๆ ตัวระบบอาจประกอบด้วยรูปแบบจำลองหลายแบบเพื่อนำมาใช้ในการวิเคราะห์โดยตรง หรืออาจนำข้อมูลจำนวนมากมาจัดให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมเพื่อนำเสนอให้ผู้บริหารตัดสินใจต่อไป ส่วนติดต่อกับผู้ใช้มักจะได้รับการออกแบบมาให้ง่ายต่อการใช้งานโดยผู้บริหารโดยตรง ทำให้ไม่จำเป็นต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญอื่นมาช่วยเหลือในระหว่างการใช้งาน ระบบนี้ยังสามารถโต้ตอบกับผู้ใช้ได้ คือผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงเงื่อนไข หรือตั้งคำถามใหม่ หรือเพิ่มเติมข้อมูลใหม่ได้ 

ประโยชน์ของระบบ DSS 

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems : DSS)เป็นระบบที่พัฒนามาจากระบบ MIS เนื่องจากในบางกรณีในการตัดสินใจมีความซับซ้อนมากเกินกว่าความสามารถในการประมวลผลของมนุษย์ ที่จะประมวลผลได้อย่างถูกต้องจึงทำให้เกิดระบบ DSS ซึ่งเป็นระบบที่สามารถกำหนดทางเลือกให้ผู้บริหาร หรืออาจมีการจัดลำดับทางเลือกให้กับผู้บริหาร ระบบ DSS เป็นระบบที่สามารถโต้ตอบได้ นอกจากนี้ยังมีโมเดลในการวางแผนตัดสินใจและการทำนาย ข้อมูลที่ใช้มักได้มาจากระบบ TPS, MIS และข้อมูลภายนอกองค์กร นอกจากนี้ระบบสารสนเทศที่เป็นระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ที่มีความ สามารถในการเก็บรวบรวมข้อมูลกราฟฟิกที่นิยมใช้ในปัจจุบัน ได้แก่ ระบบสารสนเทศทางภูมิศาสตร์ (Geographic Information System : GIS)

ข้อแตกต่างระหว่าง GIS กับ MIS นั้นสามารถพิจารณาได้จากลักษณะของข้อมูล คือ ข้อมูลที่จัดเก็บใน GIS มีลักษณะเป็นข้อมูลเชิงพื้นที่ (Spatial Data) ที่แสดงในรูปของภาพ (graphic) แผนที่ (map) ที่เชื่อมโยงกับข้อมูลเชิงบรรยาย (Attribute Data) หรือฐานข้อมูล (Database) การเชื่อมโยงข้อมูลทั้งสองประเภทเข้าด้วยกัน จะทำให้ผู้ใช้สามารถที่จะแสดงข้อมูลทั้งสองประเภทได้พร้อมๆ กัน เช่นสามารถจะค้นหาตำแหน่งของจุดตรวจวัดควันดำ - ควันขาวได้โดยการระบุชื่อจุดตรวจ หรือในทางตรงกันข้าม สามารถที่จะสอบถามรายละเอียดของ จุดตรวจจากตำแหน่งที่เลือกขึ้นมา ซึ่งจะต่างจาก MIS ที่แสดงภาพเพียงอย่างเดียว โดยจะขาดการเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลที่เชื่อมโยงกับรูปภาพนั้น เช่นใน CAD (Computer Aid Design) จะเป็นภาพเพียงอย่างเดียว แต่แผนที่ใน GIS จะมีความสัมพันธ์กับตำแหน่งในเชิงพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ คือค่าพิกัดที่แน่นอน ข้อมูลใน GIS ทั้งข้อมูลเชิงพื้นที่และข้อมูลเชิงบรรยาย สามารถอ้างอิงถึงตำแหน่งที่มีอยู่จริงบนพื้นโลกได้โดยอาศัยระบบพิกัดทางภูมิศาสตร์ (Geocode) ซึ่งจะสามารถอ้างอิงได้ทั้งทางตรงและทางอ้อ

ผู้บริหารระดับสูงจะใช้ระบบ DSS

ระดับของการตัดสินใจภายในองค์การ
ปกติเราสามารถแบ่งระดับชั้นของผู้บริหาร (Management Levels) ในลักษณะเป็นลำดับขั้น (Hierarchy) ซึ่งมีลักษณะเป็นรูปสามเหลี่ยมปิรามิด (Pyramid) ตามหลักการบริหารที่ใช้กันอยู่ทั่วไป ซึ่งสามารถประยุกต์กับการจำแนกระดับของการตัดสินใจของผู้บริหารภายในองค์การ (Levels of Decision Making) ได้เป็น 3 ระดับ ดังนี้

1. การตัดสินใจระดับกลยุทธ์ (Strategic Decision Making) เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงในองค์การ ซึ่งจะให้ความสนใจต่ออนาคตหรือสิ่งที่ยังไม่เกิดขึ้น อันได้แก่ การสร้างวิสัยทัศน์องค์การ การกำหนดนโยบายและเป้าหมายระยะยาว การลงทุนในธุรกิจใหม่ การขยายโรงงาน เป็นต้น การตัดสินใจระดับกลยุทธ์มักจะเกี่ยวข้องกับความไม่แน่นอนของสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้น ซึ่งต้องอาศัยข้อมูลจากทั้งภายนอกและภายในองค์การตลอดจนประสบการณ์ของผู้บริหารประกอบการพิจารณา

2. การตัดสินใจระดับยุทธวิธี (Tactical Decision Making) เป็นหน้าที่ของผู้บริหารระดับกลาง โดยที่การตัดสินใจในระดับนี้มักจะเกี่ยวข้องกับการจัดการ เพื่อให้งานต่างๆ เป็นไปตามนโยบายของผู้บริหารระดับสูง เช่น การกำหนดยุทธวิธีทางการตลาด การตัดสินใจในแผนการเงินระยะกลาง หรือการแก้ไขปัญหาสำคัญที่เกิดขึ้นโดยไม่ได้คาดหวัง

3. การตัดสินใจระดับปฏิบัติการ (Operational Decision Making) หัวหน้างานระดับต้นมักจะต้องเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจในระดับนี้ ซึ่งมักจะเป็นการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานเฉพาะด้าน ที่มักจะเป็นงานประจำที่มีขั้นตอนซ้ำๆ และได้รับการกำหนดไว้เป็นมาตรฐาน โดยที่หัวหน้างานจะพยายามควบคุมให้งานดำเนินไปตามแผนงานที่วางไว้ เช่น การมอบหมายงานให้พนักงานแต่ละคน การวางแผนควบคุมการผลิตระยะสั้น การวางแผนเบิกจ่ายวัสดุ และการดูแลยอดขายประจำวัน

MIS คืออะไร             ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System) หรือ MIS คือระบบที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้ง สารสนเทศภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งสิ่งที่คาดว่าจะเป็นในอนาคต นอกจากนี้ระบบเอ็มไอเอสจะต้อง ให้สารสนเทศ ในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง              แม้ว่าผู้บริหารที่จะได้รับประโยชน์จาก ระบบเอ็มไอเอสสูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบเอ็มไอเอสแล้ว จะเป็นระบบที่ สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ ผู้บริหารทั้งสามระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง โดยระบบเอ็มไอเอสจะให้รายงาน ที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท จุดประสงค์ ของรายงานจะเน้นให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้ม และภาพรวม ขององค์กรในปัจจุบัน รวมทั้งามารถควบคุมและตรวจสอบงานของระดับปฏิบัติการด้วย อย่างไรก็ดี ขอบเขตของรายงาน จะขึ้นอยู่กับ ลักษณะของสารสนเทศ และจุดประสงค์การใช้งาน โดยอาจมีรายงานที่ออกทุกคาบระยะเวลา (เช่น งบกำไรขาดทุนหรืองบดุล) รายงานตามความต้องการ หรือรายงานตามสภาวะการณ์หรือเหตุผิดปกติ             ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ Management Information System : MIS ข้อมูลเพิ่มเติมที่นี่             เป็นระบบการจัดหาคนหรือข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลเพื่อการดำเนินงานขององค์การการจัดโครงสร้างของสารสนเทศโดยแบ่งตามลำดับ การนำไปใช้งานสามารถแบ่งได้ 4 ระดับดังนี้ 1. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผนนโยบาย กลยุทธ์ และการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง  2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัตและการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง  3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฎิบัติการและการควบคุมในขั้นตอนนี้ผู้บริหารระดับล่างจะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฎิบัติงาน  4. ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล              ระบบสารสนเทศเป็นระบบรวมทั้งนี้เนื่องจากไม่สามารถเก็บรวบรวมในลักษณะระบบเดียวเนื่องจากขนาดข้อมูลมีขนาดใหญ่และมีความซับซ้อนมาก ทำให้การบริหารข้อมูลทำได้อยาก การนำไปใช้ไม่สะดวก จึงจำเป็นต้องแบ่งระบบสารสนเทศออกเป็นระบบย่อย 4 ส่วนได้แก่              ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing System :TPS)               ระบบจัดการรายงาน (Management Reporting System :MRS)               ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System :DSS)               ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System :OIS)  ลักษณะของระบบเอ็มไอเอสที่ดี ระบบเอ็มไอเอส จะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน ระบบเอ็มไอเอส จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่าง ๆ ในองค์กร ระบบเอ็มไอเอส จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ ระบบเอ็มไอเอส จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร ระบบเอ็มไอเอส ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการใช้งานของบุคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น      สิ่งที่เป็นปัญหาต่อกระบวนการตัดสินใจ                           คือ การขาดข้อมูล ทำให้ ผู้บริหารต้องตัดสินใจ ด้วย ความรู้ ความสามารถ ประสบการณ์ ( ซึ่ง อาจผิดพลาด ถ้ามีไม่เพียงพอ ) และ เกินวิสัย ที่ผู้บริหารคนเดียว จะแสวงหา ข้อมูล ตามลำพัง ( มาเป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจ )      เปรียบเทียบ ข้อดี – ข้อเสีย              MIS ย่อย                           ข้อดี                                         1. ลักษณะของข้อมูล คุ้นเคยกับเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติประจำอยู่แล้ว ( เข้าใจง่าย ผิดพลาดน้อย )                                       2. ใช้ บุคลากร งบประมาณ เวลาดำเนินการ ค่อนข้างน้อย                                       3. โอกาสสร้าง MIS ได้สำเร็จ อยู่ในระดับสูง                           ข้อเสีย                                       1. ความพร้อมที่ไม่เท่ากันของหน่วยงานย่อย รวมทั้ง การรวบรวมและความทันสมัยของข้อมูล เป็น อุปสรรคต่อการผลิต สารสนเทศ เป็นส่วนรวมที่ผู้บริหารต้องการ                                       2. ข้อมูลประเภทเดียวกัน ปรากฏในหลายหน่วยงานย่อย เป็น นัย แห่งความซ้ำซ้อน และ ความขัดแย้ง ทำให้ ขาดความน่าเชื่อถือ และ เสียค่าใช้จ่ายสูง              MIS รวม                           ข้อดี                                        1. เหมาะสำหรับองค์กรที่มีลักษณะความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานย่อยด้วยกัน เป็นไปอย่างแน่นแฟ้น                                       2. แก้ไขปัญหาความซ้ำซ้อน และ การขัดแย้งของข้อมูลได้ง่าย                           ข้อเสีย                                         1. ขอบข่ายของการดำเนินงานสร้าง MIS กว้างกว่าของหน่วยงานย่อย                                        2. จำเป็นต้องสร้างหน่วยงานใหม่ ที่ต้องได้รับการจัดสรร งบประมาณ และ บุคลากร เฉพาะ                                        3. โอกาสสร้าง MIS ได้สำเร็จ อยู่ในระดับต่ำ

ระบบงานสร้างความรู้ KWS เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุนบุคลากรที่ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้น สร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ บริการใหม่ ความรู้ ใหม่ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน หน่วยงานต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาสนับสนุนให้การพัฒนาเกิดขึ้นได้โดยสะดวก สามารถแข่งขันได้ทั้งในด้านเวลา คุณภาพ และราคา ระบบต้องอาศัยแบบจำลองที่สร้างขึ้น ตลอดจนการทดลองการผลิตหรือดำเนินการ ก่อนที่จะนำเข้ามาดำเนินการจริงในธุรกิจ ผลลัพธ์ ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปขอสิ่งประดิษฐ์ ตัวแบบ รูปแบบ เป็นต้น ฐานข้อมูลความรู้เพื่อการจัดการ ( Knowledge Work System : KWS )ใช้สนับสนุนการทำงานของพนักงานกลุ่มที่มีความรู้สูง (Knowledge Workers) เช่น วิศวกร แพทย์ นักกฎหมาย นักวิทยาศาสตร์ เป็นพนักงานกลุ่มที่มีความรู้สูงได้รับการยอมรับอย่างเป็นทางการ ระบบนี้ ใช้รับผิดชอบการสร้างข่าวสารให้เป็นประโยชน์ หรือองค์ความรู้ใหม่ ๆ ขั้นตอนการพัฒนาฐานความรู้เพื่อการจัดการ (Knowledge Management Systems: KMS) มี 4 ขั้นตอน คือ Creation - สร้าง Storage - จัดเก็บ Distribution - เผยแพร่ Application - จัดการ กระบวนการในการสร้าง KMS ประกอบด้วย 4 ระยะ คือ*Infrastructural Evaluation ขั้นการวางโครงสร้างพื้นฐานของการจัดการความรู้ *KM System Analysis, Design and Development ขั้นการประเมินระบบ การจัดการความรู้ การออกแบบ และการพัฒนา *System Development ขั้นตอนการพัฒนาระบบที่ได้มีการประเมินแล้ว *Evaluation ชั้นตอนการประเมินระบบการจัดการความรู้ที่ได้สร้าง Knowledge Work System ประกอบด้วยส่วนสำคัญ ดังต่อไปนี้1. ฐานข้อมูลการจัดการลูกค้า และการตลาด 2. สารบัญฐานข้อมูลความรู้พื้นฐานและวิธีการจัดการลูกค้าขององค์กร 3. การเชื่อมต่อองค์ประกอบด้านบัญชี 4. การจัดการคลังสินค้า และการหมุนเวียนอุปกรณ์ 5. การเชื่อมต่อฐานข้อมูลสิทธิลูกค้า (Authentication service management) 6. ระบบการจัดการผู้ใช้งานของ KWS ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ( Office Automation System : OAS ) เป็นระบบสำหรับเชื่อมโยงการทำงานของเจ้าหน้าที่และผู้บริหาร เพื่อใช้ในการสื่อสารข้อมูล การค้นหาข้อมูลจากฐานข้อมูล การจัดตารางนัดหมาย การประชุมทางไกล *สนับสนุนการทำงานของเจ้าหน้าที่ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับข้อมูลโดยตรง เช่น พนักงานป้อนข้อมูล(Data Entry Worker)*เป็นกลุ่มพนักงานที่มีความรู้ในระดับต่ำกว่าผู้ชำนาญการ (Knowledge Workers)*OAS เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยการสนับสนุนการใช้ข้อมูลร่วมกัน และอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างกัน ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ( Office Automation System : OAS) ระบบสำนักงานอัตโนมัติ           เป็นระบบที่ออกแบบขึ้นเพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่วนใหญ่เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายกับอุปกรณ์ต่างๆ ของสำนักงาน เพื่อประโยชน์ในการใช้งาน ระบบสำนักงานอัตโนมัติประกอบด้วย ·        ระบบจัดการเอกสาร ·        ระบบจัดการด้านข่าวสาร ·        ระบบประชุมทางไกล ·        ระบบสนับสนุนสำนักงาน    ระบบสำนักงานอัตโนมัติ Office Automation Systems(OAS)          ระบบสำนักงานอัตโนมัติ OAS คือ ระบบสารสนเทศที่สามารถสร้าง (Create) เก็บข้อมูล (Store) ปรับปรุงข้อมูล (Modify) แสดงภาพ (Display) และติดต่อสื่อสารระหว่างระบบธุรกิจ โดยการใช้คอมพิวเตอร์และระบบเทคโนโลยีการสื่อสาร เข้ามาช่วย แทนการพูด เขียน หรือส่งรูปภาพแบบเดิมผู้บริหารคอมพิวเตอร์           ผู้บริหารคอมพิวเตอร์ อาจเป็นหัวหน้าของศูนย์คอมพิวเตอร์ หรือ ศูนย์เครือข่าย ก็ได้ อาจเรียกว่า PC Manager LAN Manager  มีหน้าที่หลักในการดูแลระบบและเครื่องคอมพิวเตอร์ 1. ควบคุมปริมาณเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ 2. ควบคุมค่าใช้จ่าย 3. ความเป็นเอกภาพและความปลอดภัยของข้อมูล 4. การระมัดระวังการใช้คอมพิวเตอร์เพื่อวัตถุประสงค์อื่นๆ ที่นอกเหนือการทำงาน ศูนย์สารสนเทศ (Information Center)           เป็นหน่วยงานที่พนักงานจะได้รับความช่วยเหลือ ในการแก้ไขปัญหาทางซอฟต์แวร์ ในองค์กรใหญ่ๆ ศูนย์ข้อมูลอาจเรียกว่า Support Center  ซึ่งให้ความช่วยเหลือแก่ผู้ใช้ในรูปแบบต่าง ๆ             การให้บริการของศูนย์สารสนเทศมี  ดังนี้1. การเลือกใช้ซอฟต์แวร์ 2. การเข้าถึงข้อมูล 3. การเข้าถึงเครือข่าย 4. การฝึกอบรม 5. การให้ความช่วยเหลือด้านเทคนิค ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ( Office Automation System : OAS )                 เป็นระบบสำหรับเชื่อมโยงการทำงานของเจ้าหน้าที่และผู้บริหาร  เพื่อใช้ในการสื่อสารข้อมูล  การค้นหาข้อมูลจากฐานข้อมูล   การจัดตารางนัดหมาย  การประชุมทางไกล * สนับสนุนการทำงานของเจ้าหน้าที่ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับข้อมูลโดยตรง เช่น พนักงานป้อนข้อมูล (Data Entry Worker) * เป็นกลุ่มพนักงานที่มีความรู้ในระดับต่ำกว่าผู้ชำนาญการ (Knowledge Workers) * OAS เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยการสนับสนุนการใช้ข้อมูลร่วมกัน และอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างกัน

ประโยชน์ของ OAS

1. เพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร

2. ป้องกันการสูญหายของภูมิปัญญา ในกรณีที่บุคลากรเกษียณอายุ ลาออก หรือเสียชีวิต

3. เพิ่มศักยภาพในการแข่งขันและความอยู่รอด

4. เป็นการลงทุนในต้นทุนมนุษย์ ในการพัฒนาความสามารถที่จะแบ่งปันความรู้ที่ได้เรียนรู้มาให้กับคนอื่นๆ ในองค์กร และนำความรู้ไปปรับใช้
้กับงานที่ทำอยู่ให้เกิดประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น เป็นการ พัฒนาคน และพัฒนาองค์กร

5. ช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการตัดสินใจและวางแผนดำเนินงานให้รวดเร็ว และดีขึ้น เพราะมีสารสนเทศ หรือแหล่งความรู้เฉพาะที่มี
หลักการ เหตุผลและน่าเชื่อถือช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ

6. ผู้บังคับบัญชาสามารถทำงานเชื่อมโยงกับผู้ใต้บังคับบัญชาให้ใกล้ชิดกันมากขึ้น ช่วยเพิ่มความกลมเกลียวในหน่วยงาน

7. เมื่อพบข้อผิดพลาดจากการปฏิบัติงาน ก็สามารถหาวิธีแก้ไขได้ทันท่วงที

8. แปรรูปความรู้ให้เป็นทุน ซึ่งเป็นการสร้างความท้าทายให้องค์กรผลิตสินค้าและบริการจากความรู้ที่มี เพื่อเพิ่มคุณค่า และรายได้ให้กับองค์กร

9. เพื่อการสร้างสรรค์ และบรรลุเป้าหมายของจินตนาการที่ยิ่งใหญ่

10. เปลี่ยนวัฒนธรรม จาก วัฒนธรรมอำนาจ / แนวดิ่ง สู่ วัฒนธรรมความรู้ / แนวราบ

11. ความสามารถในการปรับตัวและความยืดหยุ่น

12. การจัดการความรู้ช่วยให้องค์กรมีความเข้าใจลูกค้า แนวโน้มของการตลาด และการแข่งขันทำให้เพิ่มโอกาสในการแข่งขัน

13. การพัฒนาทรัพย์สินทางปัญญาเป็นการพัฒนาความสามารถขององค์กรในการใช้ประโยชน์จากทรัพย์สินทางปัญญาที่มีอยู่

14. การยกระดับผลิตภัณฑ์ การนำการจัดการความรู้มาใช้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตและบริการ

15. การบริหารลูกค้า การศึกษาความสนใจและความต้องการของลูกค้าจะเป็นการสร้างความพึงพอใจและเพิ่มยอดการขาย และการสร้างรายได้

16. การลงทุนทางทรัพยากรบุคคล การเพิ่มความสามารถในการแข่งขันการเรียนรู้ร่วมกัน

ลักษณะของระบบ OAS

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation System : OAS) 
     ระบบสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุด โดยอาศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติและระบบสื่อสารเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างเครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน OAS มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษข่าวสารถึงกันด้วยข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) แทน ซึ่งมีรูปแบบในการใช้งาน 2 ลักษณะ คือ
     1. รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ การสื่อสารด้วยข้อความ E – mail , FAX
     2. รูปแบบการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การประชุมทางไกลแบบมีแต่เสียง (Audio Conferencing) การประชุมทางไกลแบบมีทั้งภาพและเสียง (Video – Conferencing)

สำนักงานที่จัดว่าเป็นสำนักงานอัตโนมัติ ต้องประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญ คือ
     1. Networking System คือ ระบบข่ายงานที่เชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ระหว่างกันทั่วองค์กร
     2. Electronic Data Interchange คือ การสื่อสารข้อมูลข่าวสารระหว่างกน โดยอาศัยสัญญาณข้อมูลข่าวสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบข่ายงาน
     3. Internet Working (Internet) คือ การรวมตัวกันของระบบข่ายงาน ที่กระจายอยู่ทั่วโลกจนกลายเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่
     4. Paperless System คือ ระบบที่ไม่ใช้กระดาษ
อาทิ Post Of Sale (POS) เป็นการขายแบบมีการบันทึกรายการขายและรายละเอียดอื่นที่เกี่ยวกับสินค้าทันทีที่มีการขาย ณ จุดขายนั้นๆ
Electronic Funds Transfer (EFT) เป็นระบบการโอนเงินอัตโนมัติของธนาคารโลก

คุณลักษณะของระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation System : OAS)

- ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องล้วนใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกันเป็นระบบเครือข่ายแลน
- มีการวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลและเอกสารได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
- ซอฟต์แวร์ต่างๆใช้ง่าย และเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร
- อุปกรณ์ต่างๆเป็นมาตรฐานและทำงานร่วมกันได้
-ระบบงานประยุกต์ต่างๆ ได้รับการติดตั้งหรือพัฒนาขึ้นให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้

ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ (Transaction Processing Systems -TPS)

  เป็นระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกและประมวลข้อมูลที่เกิดจากธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อขายสินค้า การบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฏิบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นทันที เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงินของลูกค้า

ลักษณะสำคัญของระบบสารสนเทศแบบ TPS

        ลักษณะที่สำคัญของระบบ TPS มีดังนี้ (Turban et al.,2001:277)

•  มีการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก

•  แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายในและผลที่ได้เพื่อตอบสนองต่อผู้ใช้ภายในองค์การเป็นหลัก อย่างไรก็ตามในปัจจุบันหุ้นส่วนทางการค้าอาจจะมีส่วนในการป้อนข้อมูลและอนุญาตให้หน่วยงานที่เป็นหุ้นส่วนใช้ผลที่ได้จาก TPS โดยตรง

•  กระบวนการประมวลผลข้อมูลมีการดำเนินการเป็นประจำ เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกสองสัปดาห์

•  มีความสามารถในการเก็บฐานข้อมูลจำนวนมาก

•  มีการประมวลผลข้อมูลที่รวดเร็ว เนื่องจากมีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก

•  TPS จะคอยติดตามและรวบรวมข้อมูลภายหลังที่ผลิตข้อมูลออกมาแล้ว

•  ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปและที่ผลิตออกมามีลักษณะมีโครงสร้างที่ชัดเจน (structured data)

•  ความซับซ้อนในการคิดคำนวณมีน้อย

•  มีความแม่นยำค่อนข้างสูง การรักษาความปลอดภัย ตลอดจนการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลมีความสำคัญเกี่ยวข้องโดยตรงกับ TPS

•  ต้องมีการประมวลผลที่มีความน่าเชื่อถือสูง

กระบวนการของ TPS

        กระบวนการประมวลข้อมูลของ TPS มี 3 วิธี คือ (Stair & Reynolds, 1999)

1) Batch processing การประมวลผลเป็นชุดโดยการรวบรวมข้อมูลที่เกิดจากธุรกรรมที่เกิดขึ้นและรวมไว้เป็นกลุ่มหรือเป็นชุด (batch) เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง หรือจัดลำดับให้เรียบร้อยก่อนที่จะส่งไปประมวลผล โดยการประมวลผลนี้จะกระทำเป็นระยะๆ (อาจจะทำทุกคืน ทุก 2-3 วัน หรือทุกสัปดาห์)

2) Online processing คือ ข้อมูลจะได้รับการประมวลผลและทำให้เป็นเอาท์พุททันทีที่มีการป้อนข้อมูลของธุรกรรมเกิดขึ้น เช่น การเบิกเงินจากตู้ ATM จะประมวลผลและดำเนินการทันที เมื่อมีลูกค้าใส่รหัสและป้อนข้อมูลและคำสั่งเข้าไปในเครื่อง

3) Hybrid systems เป็นวิธีการผสมผสานแบบที่ 1) และ2) โดยอาจมีการรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นทันทีแต่การประมวลผลจะทำในช่วงกระยะเวลาที่กำหนด เช่น แคชเชียร์ที่ป้อนข้อมูล การซื้อขายจากลูกค้าเข้าคอมพิวเตอร์ ณ จุดขายของ แต่การประมวลผลข้อมูลจากแคชเชียร์ทุกคนอาจจะทำหลังจากนั้น (เช่น หลังเลิกงาน)

ระบบ TPS ที่เกิดขึ้นในองค์กรต่างๆ หน่วยงานต่างๆ สามารถนำไปใช้ประโยชน์อะไร

- สามารถ จัดหาสารสนเทศทั้งหมดที่หน่วยงานต้องการ เพื่อกำหนดนโยบายของหน่วยงานและช่วยในการปฏิบัติงาน
- เพื่อเอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงานประจำให้มีความรวดเร็ว
- เพื่อเป็นหลักประกันว่าข้อมูลและสารสนเทศของหน่วยงานมีความถูกต้องเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน

ตัวอย่าง TPS ของร้านเช่าหนังสือ ก็จะมีข้อมูลทุกวัน เช่น รวบ จำนวนผู้มาเช่าหนังสือ , จำนวนหนังสือที่มีการยืม, ประเภทหนังสือ , จำนวนเงินค่าเช่าหนังสือ, จำนวนค่าปรับส่วหนังสือล่าช้า  เป็นต้น    ถ้ามีการนำข้อมูลมาเก็บและรวบรวม ก็จะทำให้ทราบว่าหนังสือประเภทใดมีการยืมมากที่สุด,  จำนวนหนังสือเพียงพอต่อความต้องการของลูกค้าหรือไม่ , จำนวนเงินรายได้ในแต่ละวัน แต่ละเดือน  เป็นต้น ซึ่งข้อมูลสามารถนำมาพิจารณาได้ว่า  ควรจะมีการซื้อหนังสือ เพิ่มเติมหรือไม่ เป็นต้น